16.06.2020 | Autor: Christian Kirsch | Lesedauer: 4 Minuten

Wissensmanagement

Wie Firmen Wissen sichern und eine Wissenskultur etablieren

16.06.2020 | Autor: Christian Kirsch
Lesedauer: 4 Minuten

Erleben wir womöglich momentan, was wir uns für die Arbeitswelt der Zukunft ausmalen? Die aktuelle Corona-Krise stellt uns alle auf die Probe. Vieles tritt gefühlt früher ein – mehr Homeoffice, mehr Ortsunabhängigkeit, weniger Face to Face. Mal kurz bei dem Kollegen am Tisch vorbeigehen und nach Infos fragen? Das fällt oft aus. Wir müssen uns Alternativen suchen, greifen zum Smartphone, starten eine Videokonferenz oder recherchieren schnell selbst, wenn wir etwas wissen wollen. Diese Form des Arbeitens wird uns noch länger begleiten. Aber nicht nur aus der Not heraus, sondern weil sie gleichermaßen attraktiv ist.

Autor Christian Kirsch Projektleiter

Aus einer internationalen Delphi-Studie über die „Zukunft der Arbeit“ im Jahr 2050 (Millennium Project, Bertelsmann-Stiftung) geht hervor, dass sich Unternehmen auf noch flexiblere Arbeitswelten einstellen müssen. Arbeiten von zuhause, ständige Jobwechsel, selbstbestimmtes Arbeiten und viele virtuelle Meetings werden das berufliche Miteinander noch deutlicher formen.

Ein weiterer, starker Trend: Die Arbeit findet zunehmend in Form von wissensbasierten Projekten statt. Neue Ideen wollen sofort umgesetzt werden. Fachexperten, die noch nie zusammengearbeitet haben, stecken spontan ihre Köpfe zusammen. Für eine schnelle Projekt-Einarbeitung müssen sie Informationen und Wissen abrufen – natürlich digital und in Echtzeit.

Aber wie können sich Unternehmen schon heute besser darauf einstellen? Wie gelingt es Wissen für die Zukunft zu sichern und optimal zur Verfügung zu stellen? Intelligentes Wissensmanagement und eine moderne Wissenskultur – das sind die Bereiche, die zu aktiven Bestandteilen von Geschäftsprozessen werden sollten.

Wissensmanagement in den neuen 20er Jahren

Wir stecken mitten in einem demografischen Wandel. Die zwischen 1955 und 1969 geborene „Baby-Boomer“-Generation tritt in den wohlverdienten Ruhestand. Damit verabschiedet sich wertvolles Fach- und Erfahrungswissen. Und die nachfolgenden Generationen? Gen Y bzw. auch Millennials sind ständig online. Sie leben das Vernetztsein und bevorzugen eine flexible Arbeit. Die Millennials zeigen Initiative und bringen viele Ideen mit. Verschiedene Projekte und Fachkarrieren sind ihnen oft wichtiger als Führungspositionen. Gen Z ist komplett digital. Virtuelles und reales Arbeiten unterscheiden sie kaum noch. Selbstfindung und freie Entfaltung sind für die neueste Generation, der ab 1994 Geborenen, ein fester Lebensinhalt. Das Privatleben wird wieder höher priorisiert. Der Wunsch nach Homeoffice und flexiblen Arbeitszeiten wird noch größer. Sie probieren gern neue Jobs aus und bevorzugen – genau wie Gen Y – das projektbezogene Arbeiten.

Doch was bedeutet das für Unternehmen? Ganz klar: Die neuen Generationen gehen oft neue Wege und binden sich nicht mehr lebenslang an einen Arbeitgeber! Die damit erhöhte Fluktuation erzeugt Wissensverlust. Denn das Wissen ist meist an die Person gebunden und lässt sich weder rekonstruieren noch einkaufen. Firmen müssen sich außerdem auf einen höheren Onboarding-Aufwand einstellen, sobald wieder neue Mitarbeiter im Unternehmen anfangen.

Aber keine Sorge, es gibt nicht nur Hürden! Die hohe Anpassungsfähigkeit und der Drang nach Selbstverwirklichung bringen selbstständige Querdenker auf den Arbeitsmarkt. Anstatt sich Aufgaben geben zu lassen, schlagen sie selbst Projekte vor. Sie bringen sich mit Engagement ein und bauen Wissen eigeninitiativ auf.

Dafür brauchen sie aber vor allem eins: digitale und intuitive Plattformen, um schnell an die richtigen Informationen zu gelangen. Der Wunsch nach Projektarbeit erzeugt außerdem viele abteilungs- und firmenübergreifende Teams, die oft externe Mitarbeiter umfassen. Damit alle Beteiligten produktiv zusammenarbeiten können, ist ein zentrales Wissensmanagement enorm wichtig.

Was heißt überhaupt Wissensmanagement?

Wissensmanagement ist eine Methode zur Organisation der Nutzung und Verbreitung von Wissen im Unternehmen. Klassisch ist Wissen über alle Abteilungen verstreut. Die Hauptaufgaben von Firmen bestehen darin dieses Wissen zu identifizieren und es anderen zur Verfügung zu stellen. Dies kann Einzelpersonen oder auch größere Abteilungen betreffen. Die Mitarbeiter bringen verschiedene Wissensformen und Informationen mit, die auf Plattformen miteinander verknüpft und gemanagt werden müssen.

Das Management von Wissen ist eine sehr große Herausforderung, sieht man sich allein die Vielfalt der unterschiedlichen Wissensarten an, die in Unternehmen vorkommen:

  • Fachwissen über Produkte, Themen und Prozesse
  • Methodenwissen über Vorgehensweisen und Verfahren
  • Beziehungswissen über Kollegen und Ansprechpartner
  • Organisationswissen über die Unternehmenshistorie
  • Wissen aus Projekten, wie z. B. Projektergebnisse
  • Wissen über die Arbeitsorganisation, wie z. B. Datei- und Ablagesysteme

Kernaufgaben von Wissensmanagement

Unternehmen stehen vor einer Reihe von Aufgaben, um Wissen für die Zukunft zu sichern und es in der Welt der Digitalisierung intelligent bereitzustellen. Sie müssen individuelles Wissen in einen kollektiven Wissensschatz transformieren. Das bedeutet aber nicht nur die Steuerung aus der Chefetage. Ganz im Gegenteil. Damit der bestmögliche Umgang mit Wissen gelingen kann, ist ein aktiver Wissenseinsatz erforderlich. Das kann nur mit einer kommunikativen Unternehmensatmosphäre funktionieren, in der Mitarbeiter ihr Wissen selbst gern weitergeben.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Aufgaben von Wissensmanagement:

  • Experten und Wissensträger erfassen
  • Zusammenbringen von Experten
  • Motivation zum Wissensaustausch
  • Wissen so sichern, verwalten und dokumentieren, dass es sinnvoll genutzt wird
  • Schaffung einer zentralen Plattform für den Wissensaustausch
  • Intelligente Vernetzung von Wissen
  • Wissen mit schnellen Suchfunktionen auffindbar machen
  • Verständliche und übersichtliche Aufbereitung von Wissen
  • Unterstützung einer offenen Wissenskultur

Vorteile von Wissensmanagement

Wer viel weiß, ist klar im Vorteil. Unternehmen, die Wissen langfristig sichern und eine offene Wissenskultur pflegen, arbeiten leichter, effizienter und fortschrittlicher.

Mit einem auf Unternehmen zugeschnittenem Wissensmanagement lassen sich

  • Kollegen problemlos vertreten,
  • Mitarbeiter schneller einarbeiten,
  • Erfahrungen weitergeben,
  • Antworten schneller finden,
  • Angestellte optimaler weiterbilden,
  • wiederkehrende Fehler reduzieren,
  • mehrfache Recherchen vermeiden,
  • redundante Arbeiten minimieren,
  • Innovationen fördern,
  • Projekte qualitativer umsetzen,
  • Experten an der richtigen Stelle einsetzen,
  • Wettbewerbsvorteile schaffen.- Zeit und Kosten sparen.

Prozesse werden zu Wissensträgern

Täglich arbeiten Mitarbeiter in Prozessen und bringen Erfahrungen und Wissen ein. Wissensmanagement steht somit im direkten Zusammenhang mit einzelnen Prozessen. Getrieben von Digitalisierung, Globalisierung und höheren Kundenansprüchen erfordern Prozesse immer schnellere Reaktionen und Anpassungen. Für die erfolgreiche Etablierung von Prozessen ist eine optimale Kombination aus Standardisierung an den richtigen Stellen, einem umfangreichen Wissen und der Offenheit, kreativ und flexibel auf Veränderungen reagieren zu können.

Indem Sie Ihr Unternehmenswissen mit Prozessen und den damit verbundenen Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Inhalten verknüpfen, lassen sich Unternehmensziele einfacher voranbringen.Dazu gehört auch, Unternehmensprozesse zu erkennen, zu verstehen und sie zu bewerten. Verabschieden Sie sich jedoch von einer reinen Prozessdokumentation, wie es früher der Fall war und die im schlimmsten Fall als Dokumentationsleiche im Keller landet und nie wieder angesehen wird. Viel wichtiger ist es, eine auf Ihr Unternehmen angepasste Prozessorganisation zu etablieren und Prozesse zu aussagekräftigen Wissensträgern zu entwickeln. Prozessorientiertes Wissensmanagement sollte den Aufbau, die Verwendung und das Teilen von Wissen zielgerichtet voranbringen! Für eine erfolgreiche Verknüpfung von Prozessen und Wissen können Sie auf eine Reihe von Werkzeugen zurückgreifen.

Welcome back – Wissensvernetzung im Intranet

Sie kennen es sicherlich, dass im Intranet News erscheinen, die in Wirklichkeit gar mehr keine sind. Oder Sie suchen wichtiges Informationsmaterial im Intranet, das einfach nicht zu finden ist? Gelegentlich sind Sie sich gar nicht sicher, ob ein anderer Mitarbeiter bereits an derselben Thematik gearbeitet hat? Anschließend müssen Sie umständlich durch mehrere Telefonate an Infos gelangen oder erarbeiten die Inhalte lieber komplett neu.

Dabei kann ein modernes Intranet viel mehr sein!Es kann zum Treffpunkt von internen und externen Fachleuten werden, die Inhalte und Präsentationen veröffentlichen, damit alle bei Bedarf profitieren können. Das Intranet kann zeitgleich ein Wiki sein, das nötige Fachinhalte liefert. Es kann zum „single point of truth“ werden, an dem sich Dokumente und Prozesse sinnvoll verbinden.Für ein fortschrittliches Wissensmanagement sollten Unternehmen ihr Intranet auf Vordermann bringen und eine schnelle und übersichtliche Suche ermöglichen. Nur so gelingt es, dass Mitarbeiter ihren Wissensschatz einfach vernetzen und untereinander teilen.

Digital Mindset – die Einstellung bringt’s

Erfolgreiches Wissensmanagement braucht Mitarbeiter, die motiviert sind, Wissen weitergeben wollen und gern Technologien ausprobieren. Leider kommt es häufig vor, dass Mitarbeiter Angst vor der Einführung neuer Technologien haben oder nur ungern Wissen teilen. In diesem Fall benötigen Unternehmen ein Change-Management. Feingefühl ist gefragt. Nur so können Firmen ihre Angestellten auf der digitalen Reise in eine offene Wissenskultur begleiten.

Was zählt, ist ein Digital Mindset. Aber was genau bedeutet das? Es ist die Haltung, die sich durch Neugier und Interesse an neuen Technologien auszeichnet. Mitarbeiter mit einem ausgeprägten Digital Mindset erkennen den Mehrwert von digitalen Prozessen, erwecken sie zum Leben und geben Wissen bereitwillig weiter. Schnell stellt sich die Frage, ob sich ein Digital Mindset erzeugen lässt? Die Antwort lautet ganz klar: Ja. Leicht zugängliche Arbeitsplattformen, eindeutige Verantwortlichkeiten, intelligente Suchfunktionen und eine offene Kommunikation stärken die Akzeptanz und Offenheit für digitale Lösungen im Wissensmanagement.

Über den Tellerrand schauen, den Wissensschatz ausbauen und eine offene Feedbackkultur leben – mit diesen Faktoren gelingen erfolgreiche Digitalisierungs- und Wissensmanagement-Projekte.

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