Remote-Onboarding Zusammenarbeit in Corona-Zeiten

In Zeiten von Corona hat sich im Frühjahr 2020 nicht nur unser Privatleben stark verändert, sondern auch unsere Arbeitsbedingungen. Im „ständigen“ HomeOffice sind viele Arbeitsschritte zwar gut möglich, dennoch ist alles irgendwie auch anders. Als eine besondere Herausforderung sahen wir das Onboarding neuer Mitarbeiter. Wie wir diese Herausforderung angenommen und gemeistert haben und erfahrt Ihr im Interview von Erika Arz mit Jonas Reif, der sein sechsmonatiges Praktikum in der Beratung bei Weissman & Cie. am 1. April 2020 begann – remote, ohne einen wirklichen persönlichen Kontakt.

Schon seit dem 21. März 2020 waren Ausgangsbeschränkungen in Bayern verordnet und Prognosen zur Entwicklung der Wirtschaft in Deutschland schon geäußert. Welche Gedanken sind Dir so durch den Kopf geschossen, vor dem Beginn Deines Praktikums?

Natürlich habe ich mir im Vorfeld etwas Sorgen gemacht, zumal Ende März die ersten Firmen Kurzarbeit anmeldeten und ich mitbekam, dass stellenweise Arbeitnehmer bereits Ihre Jobs aufgrund der Pandemie verloren hatten. Gerade als Praktikant habe ich mir also Gedanken gemacht, ob mein Praktikum wie geplant stattfinden kann. Die Entwicklungen zum damaligen Zeitpunkt waren für mich sehr schwer abzuschätzen.

Was mich sehr gefreut und beruhigt hat: Gleich einen Tag nach Bekanntgabe der Ausgangsbeschränkungen rief mich Johannes, mein Mentor bei Weissman, an und teilte mir mit, dass mein Praktikum wie geplant stattfinden würde und ich mir keine Sorgen machen müsse.

Wir haben uns auch viele Gedanken gemacht, wie wir das Onboarding gestalten können und haben uns dazu entschieden, dieses Remote via Microsoft Teams zu machen. Hierzu haben wir Dir Deinen eigenen Laptop nach Hause liefern lassen und Dir alle notwendigen Schritte zum Start (Anmeldedaten, Agenda für den ersten Arbeitstag, etc.) vorab per E-Mail zugesendet. Wie hast Du die Kommunikation im Vorfeld und die Tatsache, dass Du Zuhause Deine Arbeitsutensilien entgegennehmen und Dich an Deinem ersten Tag an Deinen eigenen Ess-/Schreibtisch zum Start hinsetzen musstest, empfunden?

Im Allgemeinen war die Kommunikation zum Onboarding, wie bereits während des gesamten Bewerbungsprozesses, immer sehr transparent und ich wusste zu jeder Zeit, was die nächsten Schritte sein würden. Etwa zwei Wochen vor meinem ersten Arbeitstag habe ich dann alle Informationen zum Ablauf meines Onboardings bekommen und ich wusste: Alles ist startklar!Mit dem Gedanken meinen ersten Arbeitstag am eigenen Esstisch anzutreten, musste ich mich aber tatsächlich erst einmal anfreunden. Offen gesagt war der Start im Home Office im ersten Moment eine Enttäuschung für mich, da ich mich besonders auf das Kennenlernen des gesamten Teams gefreut habe und ich neugierig war, wie der Büroalltag bei Weissman aussehen würde.

Jonas im Home-Office

Bei der Zustellung Deines technischen Equipments war es uns auch sehr wichtig, Dir eine Willkommensmappe zu senden. Diese besteht neben einem Starterpaket, das Informationen über die WeissmanGruppe, allgemeine Informationen zu Arbeitsprozessen sowie die Erklärung zur Handhabung einiger Tools, etc. enthält, auch eine persönliche Aufmerksamkeit. Ein herzlicher Empfang sollte Dich nämlich auch Zuhause erreichen.

Ich war prinzipiell nur darauf vorbereitet, dass ich ein Paket mit meinem Arbeitsequipment nach Hause geschickt bekommen würde. Als in der Früh dann ein Kurier mit drei prall gefüllten, roten Weissman-Taschen vor meiner Tür stand, war ich sehr angenehm überrascht. Alleine das war keine alltägliche Erfahrung für mich.

Und es wurde noch besser: Neben den erwarteten Arbeitsunterlagen fand ich in den Taschen außerdem eine Flasche Champagner, an deren Hals eine persönliche Willkommenskarte gebunden war. In der Karte hatte jedes Teammitglied einen persönlichen Willkommengruß verfasst – darüber habe ich mich wirklich riesig gefreut! Der herzliche Empfang hat mich definitiv auch zu Hause erreicht und hat mir zudem ein extrem positives Gefühl vermittelt. Einen derart schönen Empfang hatte ich zuvor in keinem anderen Unternehmen erlebt – und das trotz Start im Home-Office!

Das Starterpaket mit gleichermaßen allgemeinen wie auch spezifischen Informationen rund um die Arbeit in der WeissmanGruppe war für mich besonders in den ersten Arbeitswochen, und gerade im HomeOffice, sehr nützlich.

Das tatsächliche Onboarding haben wir zusammen am ersten Tag via Microsoft Teams geführt. Indem wir unsere Bildschirme teilen konnten, war es technisch relativ leicht möglich, Dir den Fernzugriff auf alle notwendigen Serverdateien via VPN-Tunnel und die Nutzung spezifischer Tools, wie die OwnCloud, etc. zu zeigen. Wie hast Du diese Art des Einlernens empfunden?

Das Onboarding über Teams hat sehr gut funktioniert! Gerade weil wir relativ viele System- und Strukturthemen besprochen und zusammen „durchgeklickt“ haben, war die Ersteinführung auch ohne persönlichen Kontakt sehr gut möglich. Die virtuelle Vorgehensweise hat dem gesamten Prozess meiner Meinung nach überhaupt keinen Abbruch getan. Ich glaube wir haben es sehr gut geschafft, alle relevanten Systeme und Tools zusammen durchzugehen und ein Verständnis zu deren Nutzung aufzubauen. Alles in allem hat das Onboarding für mich über Teams mindestens genauso gut funktioniert wie Face-to-Face im Büro.

Damit Du an Deinem ersten Tag nicht nur „verloren“ vor dem Laptop sitzt, hatten wir Dir vorab ein paar Agendapunkte für diesen Tag zugesendet. Wie sehen Deine Erfahrungen zu dem ersten Tag aus?

Ganz prinzipiell war die Spannung und Vorfreude, die man vor dem ersten Arbeitstag empfindet, bei mir keinesfalls geringer, weil mein Start remote stattgefunden hatte. Ganz im Gegenteil: Ich habe mich nichtsdestotrotz sehr auf meinen ersten Tag gefreut und war gespannt, wie das virtuelle Vorgehen laufen würde. Das hatte ich in dieser Form schließlich auch noch nicht erlebt. Der erste Call mit Dir, Erika, war dann der perfekte Einstieg, um mich zunächst einmal „abzuholen“ und mir die Basics der Arbeit bei Weissman zu zeigen. Der anschließende Call mit meinem Mentor Johannes war sehr spannend, weil ich erfahren habe an welchen Projekten er aktuell arbeitet und ich so einen Einblick bekam, was in den folgenden Wochen auf mich zukommen würde.

Während der täglichen „Online-Coffee-Break“ konnte ich am Vormittag zusätzlich gleich noch weitere Teamkolleginnen und Kollegen kennenlernen und einiges über deren Aufgabenbereiche erfahren. Meine anfänglichen Bedenken, dass durch meinen Einstand im HomeOffice alles recht anonym ablaufen würde, verflogen so schon am Vormittag meines ersten Arbeitstages.

Hast Du auch direkt schon Aufgaben bekommen, an denen du arbeiten konntest?

Ja, erfreulicherweise hatte Johannes gleich zu Beginn einige Aufgaben aus einem seiner Kundenprojekte für mich. Ich sollte mir einige Prozesse ansehen und entsprechend den organisatorischen Zielsetzungen des Unternehmens Optimierungsvorschläge erarbeiten. Ich konnte also von Beginn an echte Problemstellungen bearbeiten und einen konzeptionellen Beitrag zu laufenden Projekten leisten. Das hat mich gleichermaßen überrascht und gefreut – und machte Lust auf mehr!

Wurdest Du nach unseren Online-Meetings auch zu anderen Meetings eingeladen? Oder war dieser Austausch hauptsächlich mit Johannes?

Gleich am ersten Tag hatte ich, außer den bereits beschriebenen Calls, tatsächlich keine weiteren Calls mit anderen Teammitgliedern. Nach alter Weissman-Tradition habe ich aber an meinem ersten Tag eine Vorstellungs-E-Mail an alle Mitarbeiter gesendet und die Resonanz darauf war wirklich super. Fast alle Berater und Projektleiter und auch die Geschäftsführung haben mir als Antwort auf meine Mail Terminvorschläge für Teams-Calls geschickt und so konnte ich in den ersten beiden Wochen nach und nach das gesamte Team kennenlernen. Besonders schön für mich war es, dass sich wirklich jeder mindestens 20 Minuten Zeit für unser Kennenlernen genommen hatte und ich so vielfältige Einblicke in die verschiedenen Arbeitsbereiche und sämtliche laufende Projekte bekommen konnte.

Bestimmt hattest Du in den ersten Tagen auch viele Fragen. Wie groß war die Hürde dabei für Dich, nicht einfach schnell mal einen „Tischnachbarn“ fragen zu können, sondern aktiv nach dem Telefon zu greifen, Abstimmungstermine via Teams oder E-Mails aufzusetzen? Hattest Du trotz der fehlenden, persönlichen Nähe das Gefühl, dass Du Dich jederzeit an mich oder Deinen Mentor wenden kannst?

Das Gefühl, dass ich mich aufgrund der fehlenden persönlichen Nähe nicht bei Dir oder Johannes melden könnte, wenn ich Fragen habe, hatte ich nicht – zumindest nicht bewusst.Tatsächlich war die Hürde besonders bei kleineren Zwischenfragen aber größer als gedacht. Bevor ich wegen Kleinigkeiten auf Euch zugekommen bin, habe ich dann doch zwei bis drei Mal überlegt. Gerade weil man nicht sieht oder mitbekommt, ob der andere gerade beschäftigt ist oder nicht gestört werden möchte.Was mir im Home-Office wirklich gefehlt hat, ist die Möglichkeit jemandem auf dem Gang abzufangen, einmal kurz durch eine offene Bürotür zu schauen und spontan eine Frage zu stellen oder ein zweite Perspektive einzuholen.

Hat etwas vielleicht nicht ganz so gut geklappt? Hast Du Verbesserungsvorschläge an uns? Für uns war dies ja auch ein Pilotprojekt, aus dem wir viel lernen können.

Mein persönlich größtes Problem bei meinem Remote-Start bei Weissman bestand in der Entwicklung einer Routine. Ich war es bisher immer gewohnt nach dem Aufstehen entweder ins Büro oder in die Uni zu fahren und dort meinen (Arbeits-) Tag zu starten. Diese Trennung von Arbeit und Freizeit in den eigenen vier Wänden ist mir besonders zu Beginn schwerer gefallen als erhofft. Darunter hat unterm Strich dann natürlich auch meine Produktivität gelitten.Ich denke hier hätte es mir geholfen, wenn mir seitens Weissman ein relativ streng getakteter Zeitplan für die ersten beiden Wochen vorgegeben worden wäre.

Nachdem Du erfahren hast, dass die ersten Mitarbeiter unter Vorbehalt der Abstandseinhaltung und Hygieneregeln im Büro sind, hast Du Dich dazu entschieden, Deine Arbeitszeit auch freiwillig im Büro zu verbringen. Wie war es, die anderen live kennenzulernen und die wichtigste Frage an Dich: Fühlst Du Dich im Team angekommen?

Das Gefühl im Team angekommen zu sein, hatte ich bereits ab meinem ersten Tag im Home-Office. Durch das tolle Starterpakets und die vielen Calls mit verschiedenen Teammitgliedern fühlte ich mich von Beginn an als Teil der Weissman-Familie. Endlich ins Büro zu können und alles einmal „live“ zu erleben, war dann aber dennoch etwas Besonderes für mich. Der persönliche Kontakt im Büro und kurze, informative Gespräche mit Kollegen zu verschiedensten Themen sind Face-to-Face am Ende doch noch einmal etwas Anderes als per Telefon oder Teams.