Onboarding Prozess- und Erlebnisbericht

Unser Gründer Arnold Weissman ist der tiefen Überzeugung, dass man folgende drei Dinge tun muss, um einen Menschen richtig kennenzulernen:

  1. Mit ihm zusammenarbeiten,
  2. gemeinsam feiern, und
  3. gemeinsam auf Reisen gehen.

Da unsere Unternehmenskultur auf Verantwortung, Verlässlichkeit und Verbindlichkeit aufbaut, ist es uns sehr wichtig, neue Mitarbeiter auch richtig kennen und verstehen zu lernen.  Dies passiert im optimalen Fall schon vor der Einstellung.

Unser Bewerbungs- und Einstellungsprozess ist klar und transparent durch 6 Stufen definiert.

1. Stufe: Bewerbungseingang

Die Bewerbungseingänge werden zeitnah (am besten noch am gleichen Tag) bestätigt und schon einmal „vorgefiltert“. Spricht uns ein Kandidat/eine Kandidatin an, wird die Bewerbung sofort an unsere Personalverantwortlichen im Haus weitergeleitet, die dann die Entscheidung über ein Kennenlernen treffen.

2. Kennenlernen

Um so zeiteffizient wie möglich im Sinne des Bewerbers/der Bewerberin agieren zu können, wird zunächst ein kurzes, halbstündiges Telefonat vereinbart, in dem es überwiegend darum geht, ein Gefühl dafür zu entwickeln, woher die Motivation zur Mitarbeit innerhalb der WeissmanGruppe kommt und wie hoch die Leidenschaft für Familienunternehmen ist. Nach diesem kurzen Telefonat können beide Seiten für sich noch einmal reflektieren, ob sie sich eine Zusammenarbeit vorstellen können. Ist die Resonanz auf beiden Seiten weiterhin positiv, vereinbaren wir ein persönliches Kennenlernen vor Ort. In diesem ca. zweistündigen Gespräch (bei Praktikanten ca. eine Stunde) nehmen meist zwei bis drei verschiedene Personen (meist aus der Geschäftsführung, der Beraterebene und aus dem Marketing) zeitversetzt daran teil. Es ist uns sehr wichtig, dass verschiedenste Mitarbeiter mit verschiedensten Fragen in das Gespräch gehen, um danach aus den verschiedenen Sichtweisen gemeinsam reflektieren zu können. Ist ein Mehraugengespräch aus zeitlichen Gründen nicht möglich, wird mit dem Bewerber/der Bewerberin ein weiteres, zeitnahes Kennenlernen vereinbart. Da es unser Wunsch ist, den Kandidaten/die Kandidatin live kennenzulernen, übernehmen wir auch gerne alle entstandenen Reisekosten.

3. Office-Test

Um nicht nur eine Ahnung vom fachlichen Know-how des Bewerbers/der Bewerberin zu bekommen, sondern auch einen IST-Zustand der technischen hard skills ermitteln zu können, folgt meist im Anschluss an das Gespräch ein kleiner, einstündiger Office-Test in den Windows-Programmen PowerPoint, Excel und Word vor Ort. Die Anleitung dazu sowie die Hardware stellen wir gerne bereit. Sollte ein Office-Test aus Zeitgründen für den Bewerber/die Bewerberin nicht möglich sein, senden wir die Aufgaben auch gerne zu einem vorher abgestimmten Zeitpunkt per E-Mail zu. Der Bewerber/die Bewerberin hat dann eine Stunde Zeit, um uns den bearbeiteten Office-Test zurückzusenden.

4. Finale Antwort – Einstellung oder Absage

Verliefen die Gespräche sowie der Office-Test positiv, erhält der Bewerber/die Bewerberin recht rasch ein Angebot von uns. Hierbei können wir uns glücklicherweise immer einigen und senden unserem zukünftigen Mitarbeiter im Anschluss seinen Arbeitsvertrag zu.

5. Onboarding

Ca. 2-4 Wochen vor dem Start des neuen Mitarbeiters, wird der Einstellungsprozess intern eingeleitet. Neben der Kommunikation in die Gruppe, der Anlage des E-Mail-Accounts und weiteren IT-Rechtelinieneinstellungen, Bestimmung des Mentors und Aufnahme in das Organigramm, werden Punkte der Geschäftsausstattung sehr gerne auch direkt mit dem neuen Mitarbeiter besprochen, wie z.B. „Welches Geschäftshandy wäre Dir am liebsten: Android/Apple usw.?“ Bereits am ersten Tag soll unser neuer Mitarbeiter das Gefühl haben, rundum versorgt zu sein.

6. 1. Tag/1. Woche

Ca. 1-2 Wochen vor dem Start erhält der neue Mitarbeiter von uns eine E-Mail mit Details zu seinem/ihrem ersten Tag, wie z. B. Beginn, Agenda, Dresscode, usw. Eine ganz persönliches und herzliches Willkommen ist uns sehr wichtig. Aus diesem Grund erhält jeder neue Mitarbeiter/jeder neue Praktikant (m/w) ein persönliches Willkommensgeschenk. Neben der gesamten Geschäftsausstattung wie Laptop, Handy und Visitenkarten stellen wir ein Starterpaket zur Verfügung, das eine Art Leitfaden zur Organisation, zu den verschiedensten Prozessen und Arbeitsweisen darstellt. Oft werden dadurch schon einfache Fragen klar beantwortet, sodass der neue Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin bereits dadurch schon mehr Orientierung erhält. Darüber hinaus nehmen wir uns bewusst und gerne Zeit für die persönliche Einweisung, die die ersten beiden Tage recht intensiv ausfallen kann. Natürlich ergeben sich viele Fragen auch erst im Doing. Demnach stehen wir neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen vor allem in den ersten Wochen sehr gerne mit Rat und Tat jederzeit zur Seite.

Ihre Ansprechpartnerin Erika Arz-Mosoiu
Fon+49 (0) 911 / 5 86 77 – 24
Mail

Gespräch mit Dr. Moritz Fehrer über unseren Onboarding-Prozess

Moritz, seit dem 1. Juli 2019 bist Du als Projektleiter bei uns. Du hast zuerst mit unserem Partner Alexander Koch telefoniert, Dich kurz danach mit ihm und Moritz Weissman und dann noch einmal mit Patrick (Projektleiter) und Anna (Marketing) getroffen. Wie empfandest Du es, dass mehrere Gespräche stattfanden?

Ich war sehr überrascht, welchen Aufwand man betreibt und wieviel Mühe man sich in den Gesprächen gibt. Schon nach dem ersten Gespräch mit Alexander hatte ich einen sehr guten Eindruck und wollte unbedingt dranbleiben. Auf die weiteren Gespräche habe ich mich sehr gefreut. Tatsächlich waren diese aber auch nicht ganz ohne, sei es die Case Study, die dabei auf den Tisch gelegt wurde oder dann das Gespräch mit Anna und Patrick, das eher unkonventionell verlief und bei dem man schon merkte: Weissman ist anders als andere Beratungshäuser.

Schon vorab Deines Starts hast Du eigentlich schon alle drei Punkte von Arnold zum wahren Kennenlernen durchlebt. Zeitlich gesehen war es bei Dir möglich, dass Du z. B. schon vor dem offiziellen Beginn Moritz Weissman sowie Alexander Koch zu ersten Terminen begleiten konntest. Wie fandest Du es, schon vor Deinem Start „hautnah“ dabei zu sein?

Wahnsinnig cool, direkt von beiden mitgenommen und in die Projekte mit einbezogen zu werden. Dies empfand ich als großen Vertrauensvorschuss. Auch die Vorbereitung und Nachbearbeitung hat mir gut gefallen – kein langes Hin und Her, sondern eine konzentrierte Telko.

Nicht nur rein beruflich konntest Du die WeissmanGruppe schon vorab „beschnuppern“. Wir haben Dich zu unserem jährlichen Familien-Unternehmertag und auf die Erlanger Bergkirchweih eingeladen. Hier hattest Du Gelegenheit, die Kollegen schon etwas näher kennenzulernen.

Es war eine „Mordsgaudi“ auf dem Berg und ich hoffe, dass es noch viele solcher Wiederholungen geben wird.

Hast Du vielleicht noch einen Tipp für die Bewerbung bei der WeissmanGruppe oder eine Anregung für uns, wie wir den Start für neue Mitarbeiter optimieren können?

In der Tat habe ich die Einarbeitung als sehr intensiv wahrgenommen, Moritz hat sich die ersten zwei Tage sehr viel Zeit für mich genommen und das habe ich so noch nie erlebt. Ganz allgemein habe ich den ersten Eindruck, dass das Arbeitstempo bei Weissman sehr hoch ist, dieses Tempo wird aber auch von allen mitgegangen, egal ob es die Praktikanten sind oder die Partner, die auch mal am Wochenende beruflich aktiv sind. Besonderer Dank gilt Erika (backOffice) bedanken, die gerade in der ersten Woche wirklich viel Geduld für mich hatte und mir auch in nächster Zeit sicher noch viele Dinge erklären wird.

Ein Tipp für die Bewerbung: Bei Weissman geht es nicht nur um Fachkompetenz, auch kreative Ideen und die eigene Persönlichkeit spielen eine große Rolle. Daher traut Euch, diese offen zu zeigen.

Lieber Moritz, wir sind sehr froh, Dich jetzt als festes Mitglied unseres Teams bei uns zu haben!