14.03.2019 | Autor: Patrick Meyer | Lesedauer: 3 Minuten

Wie kommt morgen Neues in die Welt?

Die Zukunft der Projektarbeit!

14.03.2019 | Autor: Patrick Meyer
Lesedauer: 3 Minuten

Per Definition ist ein Projekt ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Es geht im Kern also darum etwas zu machen, das so noch nicht gemacht wurde und so aller Wahrscheinlichkeit nach auch nicht noch einmal gemacht wird. Anders formuliert sind Projekte dazu da, etwas Neues und Einzigartiges in die Welt zu bringen. Doch über die Jahre ist die Projektmanagement-Disziplin in vielen Unternehmen und über alle Organisationsebenen hinweg zu einer vermeintlichen Allzweckwaffe verkommen. Viel zu oft hören wir den Satz: „Wir sollten hierzu mal ein Projekt aufsetzen!“. Es werden immer mehr und immer größere Projekte gestartet. Und doch sind die Fakten ernüchternd: knapp zwei Drittel aller Projekte scheitern oder bleiben weit hinter den gesetzten Erwartungen zurück – Tendenz steigend. Wieso also bleibt das Projektmanagement heute unter seinen Möglichkeiten? Und was können wir tun, damit Projekte auch in Zukunft weiter Wirkung entfalten und Spaß machen? Projektlotse und Autor Olaf Hinz sprach im Interview mit Patrick Meyer über die Zukunft guter Projektarbeit in zunehmend stürmischen Zeiten.

Autor Patrick Meyer Projektleiter

Herr Hinz, aus Ihrer Sicht stößt die klassische Projektmanagement-Disziplin in der heutigen Welt zunehmend an ihre Grenzen. Warum ist das so?

Projektmanagement Tools und Methoden wie sie heute in vielen mittelständisch geführten Unternehmen häufig zum Einsatz kommen gehen auf das klassische Ingenieurs-Umfeld der 60er bis 80er Jahre zurück. In dieser „alten Welt der Ingenieurskunst und Verfahrenstechnik“ ging man von einigermaßen stabilen Rahmenbedingungen aus, die durch ein hohes Maß an Planbarkeit und Vorhersehbarkeit gekennzeichnet waren. Doch die Wirklichkeit, mit der viele Unternehmen heutzutage konfrontiert werden, sieht deutlich anders aus. Komplexität, Unsicherheit und Geschwindigkeit bestimmen zunehmend das Bild. Die Voraussetzungen haben sich also drastisch verändert. Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, muss sich auch die Projektarbeit in Unternehmen deutlich weiterentwickeln. Nur so kann gutes Projektmanagement jenseits der Planwirtschaft dauerhaft gelingen.

Plädieren Sie also dafür, dass Unternehmen die mit hoher Sorgfalt ausgearbeiteten und über viele Jahre implementierten Projektmanagement-Handbücher und Prozesse wieder verwerfen?

Nein, keineswegs. Es gibt kein per se gutes oder schlechtes Projektmanagement – weder klassisch noch agil. Der Kontext und Projektgegenstand entscheidet über das methodische Vorgehen und die Projektorganisation. Der Streit um die bessere Methode ist aus meiner Sicht ein grandioses Missverständnis. Viele Handbücher enthalten bewährtes Rüstzeug, das auch in Zukunft gebraucht wird. Ich vergleiche das immer mit einer Art „Standard Erste-Hilfe-Ausstattung“. Gleichermaßen sind viele PM-Handbücher oft unübersichtlich, wenig unternehmens- und branchenspezifisch und damit für Anwender in ihrer täglichen Projektarbeit nur bedingt brauchbar. Zunächst einmal muss also der Filter richtig gesetzt werden. Projektmanagement Werkzeuge und Vorgehensmodelle müssen situativ und klug angewendet werden. Der Methodenkoffer der Zukunft muss breiter angelegt sein, damit Projekte mit der gestiegenen Komplexität besser umgehen können. Im Kern geht es um eine Vergrößerung des Möglichkeitsraumes, aus dem Projektarbeiter/-innen auswählen können, um auf nahezu alle Variationen von Projektthemen sinnvoll reagieren zu können. Dazu gehören klassische Methoden ebenso wie moderne und agile Ansätze. Wir sollten die Vielfalt, die unsere Profession bietet, nutzen und uns vom eindeutig richtigen – dem Standard – abwenden.

Ihre Thesen zur Zukunft der Projektarbeit sind also kein Gegenentwurf zur klassischen Projektmanagement Lehre. Vielmehr die Grundlage zur kritischen Auseinandersetzung mit der Frage: Was funktioniert in der heutigen Projektmanagement-Welt noch, was aber eben auch nicht mehr? Welche Tendenzen sehen Sie diesbezüglich für die Zukunft der Projektarbeit?

Von Planbarkeit zu Pionierarbeit – Ein wesentlicher erster Schritt in der Projektarbeit war schon immer das Formulieren klarer und messbarer Projektziele. Auf Basis von Analysen wurden Lösungen konzipiert und in einen Plan gegossen, der anschließend wasserfallartig und möglichst effizient abgearbeitet wurde. Doch etwa die Hälfte aller abgeschlossenen Projekte verfehlen die ursprünglich gesteckten Projektziele. Das verwundert nicht, denn Projekte sind echte Pionierarbeit auf neuem und oft unbekanntem Terrain. Folglich sind Ziele und Lösungen zu Beginn eines Projektes häufig nur schwer oder eben gar nicht klar zu greifen oder festzulegen. Wir brauchen mehr Experimentierfreude und Mut. Wir brauchen kurze und regelmäßige Review- und Lernschleifen, um nachzusteuern, wenn sich die Dinge anders entwickeln als ursprünglich gedacht. Ebenso brauchen wir die Entschlossenheit, Projekte auch einmal abzubrechen, wenn der Umsetzungserfolg unwahrscheinlich oder mit hohen Risiken verbunden ist.

Von Nacheinander zu Miteinander – Im Prinzip ist es ganz einfach: Je komplexer die Aufgabenstellung und je dynamischer das Umfeld, desto entscheidender wird es, dass wir Menschen aus verschiedenen Fach-Disziplinen mit heterogenen Kompetenzen und Fähigkeiten gleichzeitig an den Tisch bringen. Dabei ist es wichtig, dass alle Beteiligten weniger „nacheinander“ und mehr „miteinander“ arbeiten – der gemeinsame Diskurs ist entscheidend. Spannungen sollten nicht künstlich „wegharmonisiert“ werden, sondern bewusst genutzt werden. So steigt die Lösungsvielfalt. Dazu müssen Unternehmen natürlich auch die richtigen Rahmenbedingungen schaffen. Gute und moderne Kollaborationstools können bei teaminternen Kommunikations- und Koordinationsprozessen beispielsweise zusätzlich unterstützen. Außerdem müssen sich Unternehmen mehr öffnen. Abschottung ist auch in diesem Zusammenhang Gift. Experten, Kunden und Lieferanten können als Impulsgeber von unschätzbarem Wert sein und sollten als wichtige Ressource unmittelbar in das Projektgeschehen einbezogen werden.

Von Nacheinander zu Miteinander!Olaf Hinz

Das sind zwei sehr anschauliche Aspekte, die schon heute viele spürbare Veränderungen in der Projektarbeit mit sich bringen. Muss sich dann nicht konsequenterweise auch die Projektmanagement-Ausbildung verändern, um Projektbeteiligte möglichst optimal auf ihre Aufgaben vorzubereiten?

In der Tat! Klassische Projektmanagement Ausbildungsprogramme und Zertifizierungen sind immer noch sehr stark darauf ausgelegt, das vermeintlich „richtige Wissen“ zu vermitteln. Doch Wissen ist in der heutigen Zeit schnell veraltet und hilft uns nicht dabei, in unvorhersehbaren Situation – abseits der Norm – richtig und schnell zu handeln. Entscheidend ist also neben dem Grundlagenwissen selbst vor allem das Können, also die Anwendung des Wissens. Ein Projektleiter wird nur schlecht argumentieren können, dass er gemäß Projektmanagement-Handbuch zu jeder Zeit richtig gehandelt habe, wenn sein Projekt am Ende vor die Wand fährt. Wir benötigen weniger von der traditionellen Projektmanagement-Lehre in sterilen Seminarräumen und mehr Übung am „lebenden Objekt“, mehr Erfahrungsaustausch, mehr Reflektion und vor allem eine stärkere Vernetzung aller Projekt-Akteure. Das gilt sowohl innerhalb des Unternehmens als auch über die Unternehmensgrenzen hinweg. Leider fehlt es heute vielerorts sowohl an dieser grundlegenden Erkenntnis als auch an innovativen Lern- und Veranstaltungsformaten. Ein Grund weswegen wir Veranstaltungsreihen wie z.B. unsere PM-Camps in Form eines barcamp ins Leben gerufen haben.

Was macht also die Zukunft des Projektmanagements aus? Wie können wir „Projekte wieder gut machen“?

Für mich bedeutet die Zukunft der Projektarbeit vor allem auch eine Rückkehr zu deren Ursprung – also der Definition. Projekte sind dazu da, etwas Neues und Einzigartiges in die Welt zu bringen. Projekte sind kein Selbstzweck. Wir sollten weniger Projekte machen, diese dafür aber fokussierter, schneller und damit erfolgreicher durchführen. Wir brauchen klassische und moderne Werkzeuge in unserer Toolbox, die wir intelligent und zur jeweiligen Situation passend auswählen und kombinieren. Dazu bedarf es neben Grundlagenwissen vor allem viel Erfahrung. Wir brauchen sehr viel weniger vermeintliche Experten und viel mehr „echte Könner“!

Herr Hinz, vielen Dank für Ihre Zeit und das spannende Gespräch!

Olaf Hinz lotst seit 2000 Führungskräfte und Projektleiter durch herausfordernde Situationen und begleitet Unternehmen bei der Navigation durch ungewisse Gewässer. Als bekennender Hanseat unterstützt er seine Kunden darin, auch jenseits von Tools und Checklisten wirksam zu sein und ihre Aufgaben mit seemännischer Gelassenheit zu erfüllen. In ihrem sehr lesenswerten Buch „#PM2025“ formuliert er zusammen mit Heiko Bartlog die „7 Thesen zur Zukunft der Projektarbeit“.

Berichten auch Sie uns von Ihren tagtäglichen Erfahrungen aus der Projektarbeit. Was funktioniert gut? Wo sehen Sie wesentliche Herausforderungen und Hindernisse für die Zukunft? Was muss aus Ihrer Sicht getan werden, damit Projekte gelingen? Wir freuen uns auf den Austausch!

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