15.06.2020 | Autor: Maximilian Schalk | Lesedauer: 3 Minuten

Warum eigentlich … brauchen wir alle Wissensmanagement?

15.06.2020 | Autor: Maximilian Schalk
Lesedauer: 3 Minuten

In der Reihe „Warum eigentlich …?“ werden regelmäßig heiß diskutierte Themen der Unternehmensführung aufgegriffen und die Gründe für deren Umsetzung diskutiert. Zu oft werden Trends und/oder „Best Practices“, welche bei Vorreiter-Unternehmen zu großem Erfolg führen, von anderen Unternehmen halbherzig kopiert und bleiben erfolglos. Der Grund für dieses Scheitern ist meist das vernachlässigte Verständnis für die Hintergründe der Maßnahmen. Das wollen wir ändern und stellen uns also die Frage, egal ob agile Arbeitsweisen, Kicker im Büro oder Start-up-Kooperationen: warum eigentlich?

Autor Maximilian Schalk Berater

Wissen will… soll… muss gemanagt werden?

Wissensmanagement steht hoch im Kurs. Unternehmen (fast) jeder Größe haben den Bedarf für den aktiven Umgang mit dem gesammelten Wissen der Organisation erkannt. Eine Vielzahl von Anbietern entsprechender Software-Tools verspricht Abhilfe zu schaffen. Dennoch ist Wissensmanagement für die meisten Organisationen weiterhin eine Herausforderung, die selten zufriedenstellend bewältigt wird. Bevor wir darauf schauen woran das liegt und was dabei besser gemacht werden kann, blicken wir kurz darauf was Wissensmanagement eigentlich ist.

Wissensmanagement im Allgemeinen befasst sich mit Aufbau, Entwicklung, Transfer, Sicherung und Nutzung von Wissen aller Art innerhalb einer Organisation. Ganz einfach gesagt geht es also darum möglichst viel erfolgsrelevantes Wissen aufzubauen und so wenig wie möglich davon wieder zu verlieren. Der Wissensbegriff bezieht sich in diesem Zusammenhang effektiv auf alle Informationen in den Köpfen von Mitarbeitern, die für den Organisationszweck relevant sind. Darunter fällt nicht nur theoretisches Wissen (z.B. über Prozesse, Methoden oder Marktdaten), sondern vor allem auch alle gemachten Erfahrungen und gelernten Zusammenhänge.

Wissen soll also gemanagt werden

Die Vorteile von erfolgreichem Wissensmanagement liegen auf der Hand:

  • Jeder Mitarbeiter kann jederzeit auf das gesamte Wissen der Organisation zurückgreifen. Ab einer gewissen Organisationsgröße müsste sich dann für fast jede betriebliche Fragestellung eigentlich sofort jemand finden lassen, der die Antwort kennt. Das würde nicht nur die Effizienz der Antwortsuche deutlich erhöhen, sondern vor allem die Qualität der Arbeitsergebnisse.
  • Wissenslücken können systematisch identifiziert und geschlossen werden. Wer genau weiß was er weiß, weiß auch genau was er nicht weiß. Es braucht also nur noch eine Definition des benötigten Wissens und schon kann abgeglichen werden welches Wissen auf- oder ausgebaut werden muss.
  • Der Verlust von Mitarbeitern kann leichter verkraftet werden. Der wohl größte Treiber für Wissensmanagement ist die berechtigte Angst vor dem Verlust von Schlüsselmitarbeitern und ihrem Wissen. Ein perfektes Wissensmanagement könnte dazu führen, dass eine Stelle deutlich schneller und ohne Reibungsverluste nachbesetzt werden kann. Der Nachfolger könnte schließlich direkt da beginnen, wo sein Vorgänger aufgehört hat.

Utopie oder Realismus?

Die genannten Vorteile sind natürlich überspitzt dargestellt, kein Wissensmanagement-System der Welt kann sie Ihnen in dieser Form liefern, egal wie hoch Ihre Zahlungsbereitschaft ist. Es wird schon schwer werden überhaupt nah an dieses Idealbild zu kommen, denn ein erfolgreiches Wissensmanagement sieht sich einigen Herausforderungen gegenüber:

  • Implizites Wissen ist schwer aufzuschreiben. Ein Großteil des Wissens, das uns im Alltag erfolgreich macht kann kaum oder gar nicht aufgeschrieben werden. Sogenanntes implizites Wissen steckt zwar in allem was wir tun, kann jedoch nicht verbal kommuniziert werden. Ein perfektes Beispiel ist das Gleichgewichthalten beim Fahrradfahren. Man kann es nicht erklärt bekommen, man muss es einfach selbst lernen. Das Beispiel klingt trivial, genauso verhält es sich aber mit vielen Bereichen unserer Geschäftswelt. Sie können versuchen einen Leitfaden für einen charismatischen Vertriebler, eine empathische Führungskraft oder einen begnadeten Designer zu schreiben, werden es aber nie schaffen den Sachverhalt in seiner Gänze zu erfassen.
  • Wissen ist schwer in Kategorien zu zwängen. Selbst das deutlich leichter zu formulierende explizite Wissen ist schwer in seiner Gesamtheit und mit allen internen Zusammenhängen abzubilden. Um Wissen auffindbar zu machen muss es kategorisiert und verschlagwortet werden können. Sicherlich nicht unmöglich, aber Umfang, Detailgrad, Granularität und Wortwahl müssen gut abgewogen werden. Keine leichte Aufgabe.
  • Niemand liest es nach. Angenommen die vorherigen beiden Herausforderungen werden erfolgreich gemeistert, die letzte Hürde liegt in der tatsächlichen Nutzung. Wenn man ehrlich auf die Arbeit von sich und den Kollegen schaut, wird man feststellen, dass das Vorgehen bei Wissensbedarf oft irgendwo zwischen Büronachbarn fragen, Google-Suche und einfach ausprobieren liegt. Und das hat legitime Gründe. Wie wahrscheinlich ist es, dass im internen Wiki genau die gesuchte Lösung bereits einmal aufgeschrieben wurde? Nicht sehr groß.

Wissensmanagement dann überhaupt machen?

Natürlich machen! Es wird sowieso überall Wissensmanagement betrieben, mal mehr und mal weniger bewusst. Von der Familie über den Sportverein bis zum Arbeitsplatz, überall ist Wissensmanagement relevant. Natürlich macht es auch Sinn das Thema bewusst anzugehen, ich plädiere jedoch für Pragmatismus in der Umsetzung. Bei der Diskussion um (neue) Wissensmanagement-Systeme wird allzu oft der Realismus vor der Tür gelassen und man verliert sich in akademischen Utopien. Hinterfragen Sie regelmäßig „Würden ich und meine Kollegen das wirklich im Alltag nutzen wollen?“.

Neben gut klingenden und teuren Wissensmanagement-Systemen gibt es eine Vielzahl an praktischen (und günstigen) Maßnahmen, die zugleich höhere Erfolgschancen versprechen. Gibt es in Ihrem Unternehmen zum Beispiel eine Möglichkeit (z.B. E-Mail-Verteiler, Slack-Channel, Intranet-Forum), wie sich Mitarbeiter gegenseitig Fragen stellen und beantworten können? Haben junge / neue / unerfahrene Mitarbeiter die Chance, erfahrene Kollegen bei ihren Arbeitsschritten zu begleiten? Gibt es für jeden Arbeitsschritt mehrere Mitarbeiter, die diesen hochqualitativ erledigen und sich dazu austauschen können? Kriegen Mitarbeiter regelmäßig direktes Feedback zu ihren Entscheidungen / Aktivitäten von einer Führungskraft oder einem erfahrenen Mentor?

All das bedarf keiner großen Investition, trägt aber deutlich zur Entwicklung und Vernetzung von Wissen in ihrem Unternehmen bei. Und tun Sie vor allen Dingen nicht das, was gut klingt, sondern das was zu Ihrer Unternehmenskultur passt und in der Praxis gerne genutzt wird. Es mag zwischendurch der anstrengendere Weg sein, langfristig aber der erfolgreichere.

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